BLOG

WRITE 2018/04/24/Tue

お知らせ

Backlogの工数を指定日付の期間集計するGoogleスプレッドシートをつくりました

みなさんこんばんは。TECHBASE SAPPOROです。

当社ではコマーシャルウェブマーケティング(B2Bウェブマーケティング)やUI設計・構築プロジェクトを月次の予算の中で進行する「月額プラン」のお客さまがほとんどです。

案件形態は受託(請負)と同じなのですが、柔軟にお客さまのオーダーや世の中の流れに対応するにはそうした方が何かと便利です。

TECHBASE SAPPOROは東京に比べて低単価で対応してますので、月額進行の方がメリットが大きくなるので、月額制がお客さまにとってもお財布事情にとってもわかりやすくなります。

受託の場合でもそうなのですが「今工数はどのくらい発生しているの?」「予算工数との差分はどのくらい?」は常に気になります。というか気にしないといけません。PMやPLだったりすればなおさらです。(ザル勘定のPM・PLさんは嫌われますよー)

とはいえ毎日集計用のエクセル作って、SUM書いて、工数聞いて…ってやってるのも馬鹿らしいですよね。
だもんでスプレッドシートで集計できるシートを作りました。

INDEX

工数はバックログで一元管理・集計はスプレッドシートでボタン一つ

シルシではタスク管理やお客さまとのコメント管理はバックログを利用しています。(うちうちはSlak・InVision・Github・・・カオス化中) バックログはもはやデファクトスタンダードですね。バックログは「予定工数」「実績工数」が最初から数値で使えます。これ案外みなさんお使いじゃあないんじゃないでしょうか。これをきちんと活用して、集計できれば工数管理も状況把握も簡単でおすすめです。

では使い方です。

スプレッドシート初期設定

こちらのスプレッドーシートをよしなにマイドライブなのにコピーしてください。

Backlog工数集計シート
実行

Backlog, バックログプロジェクト名, このシートのURL
ProjectID,**********, https:// docs. google. com/ spreadsheets/ d/ 1cPy_19CTdAXbqWEmd2w0bDpR9sEquUyeGXCowArl6g8/ edit# gid= 617705539
契約人日費用,¥ 30, 000, 円
月次契約コスト,¥ 300, 000, 円
月次契約人日, 10. 00, 人日
集計日付, FROM, TO
2018-04-01, 2018-04-30
* 日付部分フォーマット変更不可
* シ…

初期設定が必要なところ

実行シートの下記の箇所をお使いのバックログに合わせて変更してください。

項目 設定内容
バックログプロジェクト名 よしなにプロジェクト名を入れてください
ProjectID Backlogのプロジェクト設定画面URLの末尾数字10桁
計約人日・費用等 案件ごとに設定してください
集計日付 FROM/TOの設定を入れてください。その期間のタスクを集計します

BacklogAPIの設定

ちょっと小難しそうに見えますが非エンジニアでもできますのでやってみてください。
バックログとスプレッドシートを連携させるための設定を行います。こちらも1回行えばOKです。

スクリプトエディタを開く:ツール>スクリプトエディタを選択して、L8行目あたりの設定値を変更します。

スペースIDとバックログAPIをコピペしてください。

バックログAPIの発行については、公式プログを参照ください。

APIの設定 – Backlog(Japanese)
Backlog API バージョン2に関する設定をすることが出来ます。 新しいAPIキーの発行 登録ボタンをクリックすると新しいAPIキーを発行することが出来ます。発行時にはAPIキーに対してメモを追加することが出来ます …

実行ボタンで集計シートができます。

上記の設定をし手から、日付を入れて集計ボタンを押してください。(初回はGASの利用許可確認画面が開きますが一度のみです)
集計が成功すると「2018-01-01:2018-01-31」といった設定した日付のシートができます。まぁー便利ーぃ

見た目の形成はGAS側で行なっています。そのままPDFでクライアントに報告もできますし、内部の資料に使ってもOKかと思います。なので、スプレッドシートの書式設定などしても破棄されてしますので、スクリプトの内容を参照してください。だいぶまめにコメント入れてありますので、エンジニアの方が見ればわかるかなと思います。

カスタム属性は3つ取得できるようにしてあります

各社各々の項目を追加している場合があります(バックログのカスタム属性)
このシートでは3つのカスタム属性のあたいを集計できるようにしてあります。

スクリプトエディタ>L101

スクリプトエディタL130>コメントアウトを削除しカスタムフィールド名を設定

ここを編集すればカスタム属性も集計できるようになります。
カスタム属性は数字でないと集計できないのでご注意いただくか、各自でGASを編集してください。

プロジェクト管理の工数が楽になって早く帰れることを祈りますー。
ご質問あれば画面右下のお問い合わせからどうぞ。

ではではー

アバター
WRITER : NagaoMacoto